Menulis Complaint Letter (Surat Pengaduan) - Pada kesempatan kali ini, penulis menampilkan artikel tentang bagaimana menulis surat aduan bahasa Inggris atau complaint letter.
Ketika menulis sebuah surat aduan, pastikan anda menulisnya dengan singkat dan langsung ke tujuan untuk meyakinkan bahwa surat anda akan dibaca seutuhnya. Jika kamu menulis tujuh lembar surat aduan, itu sudah pasti bahwa sesorang tidak akan duduk dan membaca semua tujuh halaman surat adauan tersebut.
Surat aduan harus dialamtkan kepada “customer service” atau pimpinan kator jika tidak ada departemen “customer service”. Alamat dan kontak informasi dari departemen “customer service” pasti tertera pada kemasan sebuah produk atau website perusahaan tersebut.
Sedangkan format penulisan surat aduan menggunakan Format Surat Bisnis atau Business Letter Formal. Sedangkan jika anda melayangkannya melalui email, surat aduan yang anda kirim mengunakan format yang sama tetapi tanpa adanya heading (alamat anda, alamat perusahaan dan tanggal) karena sudah tertera pada email tersebut.
Di bagian paragraph pertama, anda harus menuliskan informasi-informasi mengenai produk yang anda terima, misalkan tanggal penerimaan, nama produknya and nomor model produk. Dan juga anda harus menuliskan masalah yang diterima anda misalaka, ketidak cocokan anda dengan barang yang sudah dipesan atau terdapat kecacatan pada barang yang anda terima. Pastikan menulisnya berdasarkan fakta yang ada bukan mengada-ada, dan hindari penulisan yang mengandung emosi di surat anda.
Paragraph selanjutnya, anda harus menuliskan penyeselaian masalah anda. Jika kamu menerima pelayanan yang buruk, anda bisa meminta perusahaan atau instansi untuk melayangkan pernyataan minta maaf. Jiak barang yang anda teriam tidak sesuai denga apa yang anda inginkan, anda bisa meminta untuk menukarnya dengan barang yang anda inginkan atau mengembalikan uang yang anda berikan.
Di paragraph akhir, anda harus berterimakasih untuk waktu yang diberikan. Anda juga bisa menuliskan sesuatu yang anda suka dari barang atau jasa dari perusahaan atau instansi tersebut. Pastikan anda mencantumkan nomor telephone atau email anda agar perusahaan atau instansi tersebut bisa menghubungi anda segera jika dibutuhkan.
Pastikan anda memiliki copyian surat aduan tersebut dan jangan lupa untuk menyertakan dokument-dokument yang relefant dengan surat aduan yang anda kirim.
Untuk lebih jelasnya, lihat juga Format Surat Bisnis (Business Letter Format) dan Contoh Surat Pengaduan (Compalint Letter).
DOWNLOAD E-BOOK BELAJAR BAHASA INGGRIS
Tidak ada komentar:
Posting Komentar